Gerenciamento eletrônico de documentos
Melhor administração dos documentos e conhecimentos da Aços
Villares gera eficiência no atendimento a seus clientes
A baixa eficiência no gerenciamento de documentos e
conhecimentos gera custos desnecessários à empresa e prejudica
as operações de seus profissionais. Ao deparar-se com essa
necessidade, a Aços Villares - siderúrgica de âmbito
internacional - selecionou a CONTART para ajudá-los a
identificar soluções adequadas ao seu contexto.
A CONTART realizou entrevistas com representantes e, a partir
dos resultados
 obtidos,
desenvolveu uma lista de requisitos que foi enviada a vários
fornecedores. Ao final, foi feita uma seleção das empresas
candidatas a fornecer a solução adequada ao contexto da Aços
Villares.A atuação da CONTART permitiu, em um curto prazo,
mobilizar diversas áreas de empresa e fornecedores de produtos,
auxiliando a Aços Villares a compreender suas necessidades
internas, as características desse mercado, e obter uma lista de
soluções adequadas ao seu contexto de negócios.
A situação
Os profissionais da Aços Villares identificaram que trabalhar
com sistema de gerenciamento de documentos e conhecimentos que
sejam limitados impõe a empresa retrabalhos, ineficiência e
custos desnecessários. Situações como a duplicação de documentos
e desenhos técnicos, em papel e em mídia digital, ou o fato de
informações de uma área não serem disponibilizadas a outras,
como por exemplo, a Manutenção não receber agilmente as
informações da Engenharia, geram custos e ineficiência.
A empresa decidiu, então, selecionar no mercado as melhores
opções de sistemas destinados a integrar e aprimorar os
processos de gestão de documentos e conhecimentos. Estabeleceu
que buscaria uma solução eficiente e que tivesse um bom custo
total de propriedade ( TCO - Total Cost of Ownership). A Aços
Villares contratou a CONTART para a primeira fase de seu
processo de seleção de ferramentas, sendo a responsável pela
identificação e qualificação de soluções corporativas
disponíveis no mercado nacional, e que tivessem aderência às
necessidades operacionais atuais e futuras.
A CONTART realizou entrevista com os funcionários de 11 áreas,
indicadas pela Aços Villares como grupo de trabalho de apoio à
seleção. Participaram profissionais da Engenharia, Manutenção,
Expansão, Garantia de Qualidade, Gestão do Conhecimento, Normas
e Procedimentos Administrativos, entre outras. A partir dos
resultados obtidos nas entrevistas, e tomando como base as
referências mundiais em seleção de sistemas dessa categoria,
formulou uma lista de requisitos funcionais e técnicos que,
aprovada pela Villares, foi enviada a 24 fornecedores.
A solução
A CONTART realizou entrevista com os funcionários de 11 áreas,
indicadas pela Aços Villares como grupo de trabalho de apoio à
seleção. Participaram profissionais da Engenharia, Manutenção,
Expansão, Garantia de Qualidade, Gestão do Conhecimento, Normas
e Procedimentos Administrativos, entre outras. A partir dos
resultados obtidos nas entrevistas, e tomando como base as
referências mundiais em seleção de sistemas dessa categoria,
formulou uma lista de requisitos funcionais e técnicos que,
aprovada pela Villares, foi enviada a 24 fornecedores.A lista
de requisitos incorporou, então, os requisitos
aceitos
internacionalmente, priorizados em função das necessidades
específicas da Villares. Foram incluídos itens como interface web, single logon, administração de tráfego de imagens,
versionamento, workflow configurável, cópias controladas, entre
outras características dessa classe de soluções.
Para a seleção das empresas candidatas e montagem da lista
longa, a CONTART considerou as empresas cadastradas no
CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento de
Informação) empresas sugeridas pela própria Aços Villares, e
empresas prospectadas pela equipe de projeto.
As respostas enviadas pelos fornecedores foram tabuladas e
ponderadas. Foram selecionados 8 fornecedores para a
apresentação ao grupo de trabalho e preparação das propostas
comerciais e técnicas. A CONTART preparou um relatório contendo
a análise de aderência aos requisitos e forneceu os dados para
que a Aços Villares conduzisse o processo final de escolha e
contratação do fornecedor. Também forneceu a abordagem e um
macro plano de implantação, apresentando estratégia e
metodologia a ser adotadas na implementação da solução.
Os benefícios
As atividades desenvolvidas pela CONTART permitiram, em um
curto prazo de 6 semanas, mobilizar diversas áreas da empresa e
mais vinte fornecedores de produtos, permitindo à Aços Villares
conhecer o mercado de produtos de Gerenciamento de Documentos e
Conhecimentos e preparar o seu processo final de contratação de
forma estruturada e abrangente. As soluções corporativas
recomendadas viabilizam a uniformidade no tratamento de
documentos eletrônicos de qualquer natureza na empresa, por
exemplo, arquivos MS Office, desenhos de engenharia, fotos, ISO
9000, documentos controlados, arquivo digital, normas,
procedimentos administrativos, contratos, colaboração na revisão
de documentos, etc. Aumentando a produtividade dos funcionários
e melhorando a eficiência da Aços Villares na prestação de
serviços a seus clientes e colaboradores.
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Cliente
Aços Villares
Área de atuação
Siderurgia
Perfil da empresa
A Aços Villares é uma companhia siderúrgica, que teve início no
começo do século passado, e hoje é uma das seis, no mundo, a
produzir aço super clean. Em 2000, a Sidenor
International S.L. assumiu o controle acionário e, no ano
seguinte, já houve a implementação dos investimentos desta nos
seus parques industriais e centros de pesquisa.
Atualmente, a empresa possui usinas em Mogi das Cruzes,
Pindamonhangaba e Sorocaba e isso tudo garante competitividade a
ela internacionalmente. O foco de suas últimas atividades têm sido,
principalmente, as unidades de negócio de Aços de
Construção Mecânica e Cilindros de Laminação.
Endereço web
www.villares.com.br
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