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Processos de Negócios, Padrões e Governança em Sistemas e
TI: Edição 2006/11.
Convidamos você a desfrutar de informações acerca de
práticas eficazes para a adoção de práticas de processos
e padrões. Leia sobre aplicações do COBIT no
desenvolvimento de um Plano Diretor de TI, sobre a
importância das Capacidades Humanas nos resultados dos
processos de negócios, sobre a gestão corporativa de
projetos aplicada no dia-a-dia das empresas. Saiba
também sobre as iniciativas em educação, que apresentam
técnicas para se trabalhar com Indicadores de
Desempenho, metodologia para forte alinhamento dos
processos à estratégia, entre outros temas. Nossa equipe
está à sua disposição para auxiliá-lo. Entre em contato.
Boa leitura.
João Contart Neto
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PROCESSOS EM SISTEMAS E TI
Plano Diretor de T.I.
orientado pelo COBIT: respondendo agilmente às demandas de
negócios.
O mercado já descobriu a importância do COBIT como referência de
Governança
na área de Sistema e TI, e seu uso começa a ganhar maturidade em
nosso
mercado. Todavia, poucas empresas estão adotando o COBIT como
instrumento
base para o desenvolvimento de um Plano Diretor de TI, que
forneça técnicas e
recursos eficazes para que a área de Tecnologia de Informação
responda
agilmente às demandas de negócios.
Ao utilizarmos os trinta e quatro processos apontados pelo COBIT
como base
para orientar as decisões, analisar lacunas, construir uma
carteira de
iniciativas e nortear o direcionamento de ações em Plano
Diretor, estaremos,
ao mesmo tempo, contribuindo para a consolidação da adoção de um
padrão
aceito pelo mercado, e trazendo para a empresa poderosos
instrumentos de
gerenciamento, agilidade e eficácia.
Identificar as reais demandas de negócios, enunciá-las, avaliar
as lacunas,
estabelecer a carteira de iniciativas, priorizá-las e ao mesmo
tempo ordenar
os esforços e investimentos é sempre uma tarefa desafiadora. O
COBIT é um
poderoso instrumento de apoio nesse trabalho. Não podemos
esquecer que
quando falamos de COBIT, também falamos de ITIL e outros
padrões, pois todos
eles auxiliam em implementações de processos em Sistemas e TI.
Consulte sobre o como a CTGI pode ajudá-lo a desenvolver um
Plano Diretor
de TI com base no COBIT, e quais os benefícios dessa abordagem.
Conheça os
casos de sucesso da CTGI no desenvolvimento de Planos
Diretores com base
no COBIT. Solicite uma visita.
PROCESSOS DE NEGÓCIOS
Gestão por Processos e a Gestão de Pessoas.
Um bom mapeamento de processos, em qualquer área de uma empresa,
deve considerar todas as dimensões que fazem parte de um modelo
abrangente, levando em conta os objetivos, métricas, as
capacidades humanas, a estrutura organizacional, o fluxo de
atividades, os dados e informações, recursos, infra–estrutura e
aplicativos. Apenas através da consideração dessas dimensões é
que se consegue alcançar abrangência adequada para a análise e
gestão dos processos, pois, ao longo de um processo de negócio,
as diferentes dimensões interagem com a finalidade de garantir
que sejam alcançados os objetivos desejados.
A dimensão de Capacidades Humanas é uma das mais importantes
para o alcance e aprimoramento de resultados efetivos de um
processo de negócio. Já há alguns anos, Peter Drucker nos
ensinou que, na era do trabalhador do conhecimento, os fluxos de
trabalho padronizados e as tecnologias servem para instrumentar
o trabalhador para que ele tenha melhor desempenho e possa
aprimorar continuamente suas habilidades e competências, e não o
inverso. Portanto, os processos de negócios apoiados por intensa
tecnologia são hoje instrumentos de estreita interação com a
gestão das capacidades humanas das empresas. As empresas mais
eficientes, que melhor gerenciam seus recursos humanos, e que
buscam aprimoramento de seus resultados, já compreendem a
importância de uma visão integrada de desenvolvimento das
Capacidades Humanas apoiadas pelas visões de tecnologias,
estratégia e processos de negócios. Os processos bem planejados
permitem a evolução dos recursos humanos da empresa.
É importante gerenciar as
Capacidades Humanas tendo em mente atingir a estratégia definida
para o negócio. A abordagem de processos é um poderoso
instrumento que permite associar competências necessárias às
tarefas-chave. Assim, pode-se buscar bom desempenho daqueles
profissionais que são chave para a organização - e estimular seu
crescimento e aprimoramento - quando suas competências são bem
conhecidas e estão adequadamente associadas a processos de
negócios também eficientes. Especialistas em Gestão por
Competências possuem técnicas que identificam os conjuntos de
conhecimentos, habilidades e atitudes dos profissionais, as
quais permitem traçar uma estreita relação com o desempenho do
profissional e da empresa.
Conhecer e estar apto a aplicar a tríade estratégia, processos e
competências é atualmente um grande diferencial na gestão
empresarial. O mais interessante, é sabermos que as
metodologias, técnicas e tecnologias para isso são acessíveis e
estão maduras e disponíveis em nosso mercado.
Consulte-nos para saber como
tornar seu alinhamento de gestão de pessoas e processos de
negócios mais forte.
Técnicas para a
definição e gerenciamento de indicadores em Processos de
Negócios.
O grupo Informa, representado no Brasil pela IBC, International Business
Comunication, líder mundial de eventos de comunicação
empresarial, realizou nos dias 20 e 21 de setembro a conferência
“Gestão por Processos”. Em oficina conduzida pelo sócio-diretor
da CTGI, Eng. João Contart Neto, os participantes puderam
conhecer e praticar técnicas para a definição e acompanhamento
de indicadores de desempenho para processos de negócios.
A correta definição de
indicadores de desempenho para os processos de negócios
constitui-se tema de excelência gerencial. Através de
indicadores precisos, significativos e alinhados aos objetivos
dos processos, é possível a tomada de ações e a execução de
ciclos contínuos de melhorias, aperfeiçoando-se a execução das
tarefas e otimizando-se custos.
O balanceamento entre os
diversos tipos de indicadores e a escolha de um número
gerenciável dos mesmos é o principal desafio. As técnicas
disponíveis ajudam a compreender as distinções entre os
diferentes tipos de indicadores - eficácia, eficiência,
ocorrência, tendência, volume, produtividade, qualidade, etc - e
a apropriada escolha de um conjunto, baseada nos objetivos de
negócios.
Informe-se sobre
Indicadores e Processos de Negócios. Envie sua consulta para
info@ctgi.com.br
GESTÃO CORPORATIVA DE
PROJETOS
A Gestão Corporativa de Projetos na prática.
O crescimento no número de projetos ativos em várias áreas da empresa provoca um aumento
da complexidade dos controles, para que os projetos se mantenham
no escopo, tempo e custo, resguardando a qualidade combinada,
dentro dos direcionamentos estratégicos da empresa. É comum que
profissionais experientes tenham deixado o quadro de
funcionários, levando consigo a memória do modus operandi
da cultura de gerenciamento, que pode ter sido provocado por
cortes sucessivos de pessoal para baixar salários ou porque
esses gestores se motivaram por novos desafios. Neste caso, a
situação atual indica que a metodologia de gerenciamento de
projetos perdeu sua força, os processos sofreram inúmeras
mutações e o raciocínio dos gestores ficou viciado, ele percorre
as mesmas trilhas e comete os mesmos erros, sem o aproveitamento
das lições aprendidas. Cada gestor procura sobreviver às
exigências empresariais, buscando conhecimento na pesquisa de
literatura ou na participação de cursos especializados,
entretanto nem sempre é possível aguardar até que estas
iniciativas amadureçam com rapidez suficiente para elevar o
nível de maturidade em gerenciamento de projetos.
A situação desejada é
ter um ambiente estruturado, com profissionais altamente
qualificados, que possam responder, com agilidade, às demandas
de adaptações às novas realidades empresariais em fusões e
aquisições; gerenciando mudanças em vários departamentos,
aplicativos, infra-estrutura de tecnologia, automação, otimização
de processos. Tudo isso dentro de critérios internacionalmente aceitos,
preparando a empresa para qualquer tipo de auditoria, evitando
desperdícios de qualquer natureza e aumentando a lucratividade.
Com os processos otimizados, quadro reduzido de funcionários e
aplicando filtros sucessivos na priorização dos projetos, a alta
administração ficará inclinada a analisar com mais cuidado as
solicitações de investimentos e, considerando que as aprovações
não sejam fatos políticos, teremos fortes indícios de
continuidade dos negócios com crescimento sustentado.
Para quebrar o círculo
vicioso é necessária uma renovação de conceitos com pessoal
interno ou externo. A oportunidade oferecida pelo pessoal
externo é o não comprometimento com o passado histórico e a
possibilidade de trazer experiências mais diversificadas.
Pode-se alinhar um conjunto básico de documentos de controle
para administração de escopo, tempo, custo, qualidade e riscos,
utilizando Word e Excel.
Precisamos levar em
consideração 2 momentos: a organização e a sustentação do
ambiente de projetos. Para organizar são necessários
conhecimentos mais amplos para poder julgar quais são as
melhores soluções de estruturação e de ferramentas, respeitando
os processos internos e as melhores práticas, como PMI e
Prince2. É comum que se tenha optado por utilizar o MS Project
2003 e o ambiente MS EPM – Enterprise Project Management, sem
que se tenha configurado adequadamente o servidor de projetos
para atender clientes internos e externos (via web).
Adicionalmente a gestão adequada de projetos precisará de uma
integração com o sistema financeiro, os relatórios gerenciais e
os índices de
performance. Para a sustentação da metodologia combinada, o
gestor recebe o ambiente já estruturado e tem a responsabilidade
manter ativos os controles indicados, informando a evolução para
clientes, fornecedores, diretoria e equipe do projeto. A
manutenção da metodologia, a auditoria de procedimentos, a
avaliação do desempenho dos projetos e a capacitação dos
gestores pode ser feita pelo escritório de projetos (PMO –
Project Management Office).
Comunicação é sempre um
ponto sensível nas empresas, que pecam pelo excesso de e-mails e
reuniões. Em processos de terceirização, a equipe interna tende
a ocupar uma parcela maior do tempo útil em reuniões que não
agregam valor, deixando a administração do projeto nas mãos do
fornecedor, sem o comprometimento efetivo de um gestor interno.
A falta de administração pode gerar estouros em orçamento da
ordem de 40%, portanto, para reduzir para 20% poderíamos aplicar
investimentos da ordem de 5 a 10% do orçamento da carteira de
projetos exclusivamente para melhorar a capacitação gerencial do
corpo administrativo, envolvendo também os patrocinadores. Outro
recurso utilizado é ampliar a capacidade de realização
contratando pessoal externo para tarefas específicas, com
transferência de conhecimento durante o processo de execução.
De acordo com o Benchmarking em Gerenciamento de Projetos no
Brasil, de 2005, realizado pelo PMI – Rio de Janeiro, 18% dos
projetos têm orçamento abaixo de R$ 100 mil e 51% abaixo de R$
500 mil. A alta administração valoriza o gerenciamento de
projetos em 88% dos casos e 69% das empresas pesquisadas possuem
PMO, indicando fortemente a tendência de implementação. Estes
PMOs tem nas funções mais comuns a Definição de Padrões,
Metodologias e Ferramentas, Controle de Projetos e Apoio ao
Planejamento de Projetos. Por ordem de importância, os aspectos
considerados no planejamento são: Prazo, Escopo, Custo, Recursos
Humanos, Qualidade, Aquisições/Contratos, Integração,
Comunicação e Riscos. Apenas 6% das empresas responderam que os
projetos não sofrem problemas com prazo e custo e 72% informaram
que existem desvios de orçamento entre 10 e 30%. Uma das
conclusões foi que a adequada gestão do portifólio continua
sendo um grande desafio para a grande maioria das empresas.
Colaboração de Pedro Branco
ENGENHARIA DE SOFTWARE
Ferrovia Madeira-Mamoré, ciclos
da borracha e do ouro, portos e hidrovias, enorme diversidade
biológica e, agora, o Enterprise Architect.
Rondônia, um jovem estado, com pouco mais de 20 anos, repleto de
ciclos virtuosos em sua história. Colonizado por imigrantes
nordestinos, sulistas e oriundos de muitas outras partes do
país, cultiva uma atraente diversidade cultural em um ambiente
de acelerado crescimento.
Em iniciativa de modernização
das práticas administrativas públicas, o Tribunal de Contas do
Estado de Rondônia (TCE-RO), em projeto capitaneado pela
Diretora de Informática, Srta. Alessandra Pereira Masso,
adquiriu e iniciou a implantação da ferramenta Entreprise
Architect (EA), para aprimorar o seu processo de engenharia de
software. Com isso, a instituição pretende dar um salto
qualitativo no planejamento, na colaboração das equipes, na
retenção de conhecimento, nos controles que consegue exercer, e
na qualidade de seus softwares. Com o EA, o TCE-RO também
permitirá à sua Equipe de Desenvolvimento integrar-se às demais
equipes dos TCEs de outros estados, os quais também iniciam a
adoção dessa ferramenta.
A CTGI, além de viabilizar a aquisição
das licenças, foi contratada pelo TCE-RO para a transferência de
conhecimentos à sua equipe interna, através de treinamento
exclusivo. A CTGI é representante do EA no Brasil. O Tribunal
de Contas do Estado de Rondônia responde pela fiscalização da
aplicação dos recursos públicos tanto do governo estadual quanto
dos governos municipais, em seu estado. O Enterprise Architect é
o produto que oferece a melhor relação custo-benefício para as
atividades de Engenharia de Software com base na linguagem UML.
EDUCAÇÃO
Realizado, com sucesso, o primeiro grupo do curso Alinhando os
Processos à Estratégia.
A CTGI e a 3GEN desenvolveram o primeiro
curso brasileiro que apresenta conceitos, técnicas e
instrumentos para a implementação de práticas que garantem o
forte suporte dos processos de negócios aos objetivos
empresariais. A primeira turma ocorreu no mês passado, nos dias
19 e 20, em São Paulo.
Para garantir resultados e a
implantação prática de uma estratégia, é necessário um estreito
acompanhamento das atividades da empresa. Partindo da definição
estratégica, estabelecida pela alta direção, deve-se desdobrá-la
em ações e processos que viabilizarão, de forma eficiente, a sua
implementação. É necessário que a empresa possua processos
ajustados de forma a viabilizar o alcance dos objetivos da
organização.
O treinamento apresentou os
conceitos de estratégia e gestão estratégica, baseando-se no
conceito de BSC (Balanced Scorecard) além da noção de processos
e as técnicas para sua documentação e análise, através da notação BPMN. Os participantes puderam conhecer uma abordagem prática de
alinhamento dos processos aos objetivos e um modelo de gestão
que integre processos e estratégia.
Segundo a pesquisa de
opinião realizada junto aos participantes, o curso foi
considerado muito eficiente. Na enquete foram registrados vários
comentários positivos em relação ao curso e à qualidade do
conteúdo, além de observações acerca de sua importância prática.
A CTGI continuará promovendo eventos e discussões na área de
Gestão por Processos, visite sempre a página (www.ctgi.com.br)
e acompanhe nossas iniciativas.
Próximas
sessões abertas de treinamentos.
Estão programadas para os próximos meses, turmas abertas em
Modelagem de Processos com BPML, ITIL e Engenharia de Software/UML.
Veja as próximas turmas:
"Modelagem de Processos com BPML/BPMN":
12, 13, 14 de Dezembro,em
5 módulos de 4:00 hs num total de 20 horas. Diurno das 8:30 às
12:30 e das 14:00 às 18:00 hs.
"ITIL Fundamentos Teóricos":
28, 29, 30 de Novembro,
em 3 módulos de 4:00 hs, num total de 12 horas.Diurno das 8:30
às 12:30hs.
"Especificação e Desenvolvimento de Software com UML e EA":
05, 06, 07 de Dezembro, em 3 módulos de 4:00 hs num total de 12
horas. Noturno das 18:30 às 22:30 hs
Veja o calendário no link:
http://www.ctgi.com.br/treina_calendario.aspx
Atendimento/Contato :
Fone (11) 3722-2335
eMail
info@ctgi.com.br.
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